Dans un contexte de renforcement continu du cadre réglementaire, la connaissance du client, ou KYC (Know Your Customer), est devenu un enjeu majeur pour les établissements financiers. Aussi, CACEIS a entrepris la digitalisation de la collecte des documents d’identification de ses clients et de leurs investisseurs, afin de fluidifier et sécuriser l’expérience utilisateur.
Le processus KYC commence dès le début de la coopération avec le client et se poursuit tout au long de la relation d’affaires. Il repose sur un dispositif permanent de revue et de mise à jour des données de la clientèle. Pour CACEIS, le KYC s’applique non seulement à ses clients, mais aussi à leurs investisseurs.
Cette obligation d’identification des tiers est déclinée au moyen de processus exigeants en terme de collecte des documents, de vérification de la pertinence des données communiquées et d’analyse de l’ensemble des pièces reçues. Elle mobilise plusieurs équipes à CACEIS (commerciaux, conformité, KYC…) et génère de nombreux aller-retours entre les interlocuteurs. En effet, l’appropriation des exigences documentaires s’avère complexe pour nos clients car elles sont déterminées à partir de critères multiples qui ne facilitent pas leur compréhension et peuvent créer des « irritants ».
La digitalisation des processus KYC permet de simplifier ces démarches et apporte de nombreux avantages : délais plus courts, fluidité des échanges, authentification renforcée, mise en conformité, rapidité du démarrage des prestations lors de l’entrée en relation ou de la souscription des investisseurs... La connaissance client s’en trouve enrichie et fiabilisée, et l’expérience utilisateur est optimisée.
Aussi, il était important pour CACEIS de développer KYC 360, une plateforme digitale de traitement et de pilotage des dossiers KYC, qui recueille auprès des clients et des investisseurs toute la documentation nécessaire, quel que soit leur profil et leur juridiction.
« Ce vaste projet de digitalisation consiste à automatiser les différentes étapes du KYC. De la collecte en ligne des documents à la validation du dossier, de l’interfaçage des données récupérées jusqu'à l’intégration dans nos « KYC registry », l'ensemble des actions est optimisé grâce à la numérisation des documents et à la mise en place d’un tableau de bord » explique Françoise Seive, Group Head of KYC de CACEIS. « Il renforce également la traçabilité des actions menées tout au long du processus. »
La plateforme KYC 360 fait intervenir un grand nombre d’acteurs de CACEIS, au-delà des intervenants habituels sur le KYC. Ainsi, les départements opérationnels et de l’IT sont également sollicités. Tout le challenge est de trouver les bons compromis entre le respect de la réglementation et l’expérience client la plus fluide possible.
Les clients de CACEIS seront progressivement invités à utiliser la plateforme KYC 360 au moment des campagnes de revue périodique de leurs dossiers. Après avoir reçu une notification de l’équipe KYC les informant de la nécessité de mettre à jour leurs dossiers, ils pourront déposer en ligne leurs documents. Les pièces des dossiers KYC seront ensuite analysées et contrôlées en second niveau par les équipes de CACEIS. Ainsi, un workflow complet rendra possible les échanges entre le client, l’analyste et le contrôleur. La gestion automatisée de différents statuts et des taux de complétude permet un suivi précis des retours, ainsi qu’une relance automatique des pièces manquantes le cas échéant, et enfin, la validation des dossiers KYC.
Concernant plus particulièrement les investisseurs, le déploiement de KYC 360 se fera en plusieurs étapes. « La première consistera à permettre aux personnes physiques (retail) investisseurs dans des fonds de droit luxembourgeois, de déposer leurs dossiers KYC en ligne dès le mois d’octobre », précise Dimitri Sakkis, Group Head of Operational Line - Fund Distribution Services & ETF Services at CACEIS. « Cette possibilité sera ensuite étendue aux fonds des autres juridictions ». KYC 360 sera déployé aux investisseurs institutionnels dans une phase ultérieure, et sera intégré sur TEEPI Market Place, la plateforme collaborative de souscription de fonds.
CACEIS est pleinement mobilisé pour répondre aux enjeux et opportunités autour du KYC digitalisé dans le cadre du parcours client. Cette démarche contribue en outre à l’accélération des processus d’onboarding. Les équipes commerciales tiendront informés leurs interlocuteurs au fur et à mesure du déploiement de KYC 360.
