Estelle Lamouline, Director Finance Control, a rejoint CACEIS le 3 juillet 2023, date du closing de reprise des activités européennes d’asset servicing de RBC. Elle nous livre son retour d’expérience sur les travaux préparatoires de la direction financière durant les mois qui ont précédé ce « Day 1 » et commente les prochaines étapes qui conduiront vers l’intégration complète des équipes de CACEIS IS dans CACEIS.
Comment vous êtes-vous préparée en vue du Day 1 ?
La direction financière a travaillé en amont et dans un temps record sur 3 volets. L’objectif était d’être prêts pour le Day 1 début juillet et de garantir son succès pour tout le groupe CACEIS.
Nous devions d’abord intégrer les comptes de dix sociétés reprises du périmètre RBC dans les reportings de CACEIS en s’alignant sur de nouveaux processus. Notre procédure de clôture des comptes a été complètement redessinée, étape par étape, pour tenir compte des deadlines de CACEIS et des nouveaux systèmes à alimenter.
Nous avons travaillé en étroite collaboration avec les équipes Finance de CACEIS afin de définir les éventuelles différences dans l’interprétation des normes comptables. L’issue de ces nombreux workshops a montré que finalement, les deux Groupes rapportant en normes internationales IFRS (International Financial Reporting Standards), les écarts étaient quasi inexistants.
Le second volet concernait nos collaborateurs. L’acquisition du centre d’excellence en Malaisie par CACEIS a en effet nécessité de mettre en place une équipe Finance dédiée.
Je tiens à souligner l’excellente collaboration entre les équipes des deux mondes, avec des meetings réguliers et une priorisation efficace des sujets. Nous avons appliqué la méthodologie Agile avec des scrums réguliers afin de lever des points bloquants, avons nommé des « products owners » par sujet et utilisé un outil de gestion dédié aux « users stories » afin de pouvoir restituer à la direction générale une vision hebdomadaire de l’avancement du projet.
Enfin, dernier volet, les collaborateurs de CACEIS IS ont été formés aux systèmes de reporting CACEIS.
Le closing s’est réalisé avec succès, avec l’intégration réussie des comptes des dix sociétés du périmètre et la réalisation d’un reporting destiné aux régulateurs dans les délais.
Plus de neuf mois après, quelles sont maintenant les prochaines étapes ?
A court terme, nous nous concentrons sur la préparation des fusions juridiques des entités CACEIS et CACEIS IS dans les pays où elles co-existent (Belgique, France, Irlande, Luxembourg et Suisse). Au-delà de l’aspect juridique et financier, les équipes vont également fusionner et les systèmes de production des comptes de CACEIS vont être adoptés. Un dispositif est en place au sein de la direction financière afin de suivre de près les différents volets critiques pour le succès de cette étape.
Les équipes Finance s’assureront également que les opérations de migration des clients CACEIS IS dans les systèmes informatiques de CACEIS se dérouleront dans les meilleures conditions pour assurer les reportings aux régulateurs.
Après avoir passé cette échéance des fusions juridiques et des migrations clients, nous pourrons nous consacrer au projet de changement de nos outils comptables (comptabilité générale et comptabilité clients). Ce projet majeur va profondément transformer la fonction Finance en matière d’outil, de process et de valeur ajoutée pour l’entreprise et pour nos clients, nous alignant sur les meilleurs standards du marché. Nous serons ainsi par exemple en mesure d’étendre les plages horaires et cut-off opérationnels continuant à renforcer notre modèle Follow-the-Sun.
Ce projet d’unification des équipes et des systèmes, à court et moyen terme, est particulièrement stimulant et enrichissant ; il contribue à construire le New One CACEIS en pleine croissance. Et je suis ravie d’y participer.
