KYC (Conozca a su cliente) se ha convertido en un tema clave para las instituciones financieras a la luz de los esfuerzos continuos para fortalecer el marco regulatorio. CACEIS se ha comprometido a digitalizar el proceso de recopilación de documentos de identificación de sus clientes e inversores, con el fin de hacer que la experiencia del usuario sea perfecta y segura.
El proceso de KYC comienza en la etapa de incorporación y continúa a lo largo de la relación comercial. Se basa en un sistema de revision y actualización periódica de los datos del cliente. Para CACEIS, KYC no solo concierne a sus clientes sino también a sus inversores.
Este deber de identificación de terceros da lugar a rigurosos procesos de recolección de documentos, verificación de la relevancia de los datos reportados y análisis de toda la información recibida. Esto involucra a varios equipos de CACEIS (ventas, cumplimiento, KYC, etc.) y conduce a un diálogo extenso con las partes interesadas. Es difícil para nuestros clientes comprender qué documentos se requieren porque los requisitos se basan en múltiples criterios que son difíciles de entender y, por lo tanto, pueden crear irritantes.
La digitalización del proceso KYC simplifica la experiencia del usuario y ofrece una variedad de beneficios, que incluyen ahorro de tiempo, comunicación fluida, autenticación mejorada, cumplimiento y una prestación de servicios más rápida en la etapa de incorporación o suscripción del inversor. La optimización de un extremo a otro de la gestión de documentos permite un conocimiento más profundo y sólido de los clientes y una experiencia de usuario optimizada.
Por ello, era importante para CACEIS desarrollar KYC 360, una plataforma digital para el procesamiento y gestión de la función KYC, con el objetivo de recopilar la documentación relevante de los clientes y sus inversores, independientemente de su perfil y jurisdicción.
“Este vasto proyecto de digitalización implica la automatización de las distintas etapas del proceso KYC. Desde la recopilación de documentos en línea hasta la validación de archivos, y desde la recopilación de datos recopilados hasta su adición a nuestra base de datos KYC, todas las tareas se optimizan mediante la digitalización de documentos y la creación de un tablero”, explica Françoise Seive, directora de grupo de KYC en CACEIS. “También facilita el seguimiento de los pasos dados en cada etapa del proceso.”
Muchos de los equipos de CACEIS están involucrados en el proyecto KYC 360: Operaciones y IT contribuyen además de las partes interesadas habituales de KYC. El principal desafío radica en encontrar el compromiso adecuado entre seguir las regulaciones al pie de la letra y ofrecer la experiencia de cliente más fluida posible.
Se invitará gradualmente a los clientes de CACEIS a utilizar la plataforma KYC 360 durante las revisiones periódicas de sus archivos. Podrán cargar sus documentos una vez que reciban una notificación del equipo de KYC indicándoles que actualicen sus registros. El contenido de los archivos KYC estará sujeto a análisis y controles de nivel dos por parte de los equipos de CACEIS. Por tanto, un flujo de trabajo completo facilita los intercambios entre el cliente, el analista y el supervisor. La gestión automatizada de los distintos estados y niveles de finalización permite el seguimiento de las respuestas, recordatorios automáticos para enviar cualquier documento que falte y la aprobación de archivos KYC.
Para los inversores específicamente, KYC 360 se implementará en varias fases. “En la primera fase, los inversores minoristas en fondos de Luxemburgo podrán cargar sus documentos KYC a partir de octubre,” señala Dimitri Sakkis, jefe de línea operativa del grupo - Servicios de distribución de fondos y servicios ETF en CACEIS. “Esta opción luego se extenderá a los fondos en otras jurisdicciones.”
KYC 360 se implementará para inversores institucionales en una fase posterior y también se integrará con TEEPI Market Place (la plataforma colaborativa de suscripción de fondos).
CACEIS está haciendo un esfuerzo adicional para responder a los desafíos y oportunidades asociados con KYC digitalizado como parte del recorrido del cliente, esto también ayuda a acelerar el proceso de incorporación. Los equipos de ventas mantendrán sus contactos actualizados sobre el lanzamiento de este proyecto fundamental.
